MENYUSUN LAPORAN YANG MUDAH DIBUAT DAN “RAMAH DIBACA”

Halo YOTers semua, kali ini kita mau ngomongin: gimana caranya bikin laporan yang mudah dibuat dan “ramah dibaca”, buat kamu yang sekarang ini lagi ngampus, magang, atau mungkin sudah bergabung di suatu perusahaan atau komunitas apapun, termasuk buat kamu yang sudah menjadi pekerja profesional, tentu gak asing lagi kan dengan istilah laporan, harus diakui bahwa untuk beberapa orang laporan adalah “mahluk” yang kurang menyenangkan, bikinnya butuh waktu, ribet, complicated, lebih manteb lagi kalau laporan yang diminta dadakan banget, apalagi menjelang akhir tahun begini, sempurna deh penderitaanmu he..he.

Sebenernya YOTers,  laporan bisa lebih mudah dibuat asalkan kita terlebih dahulu menyiapkan pola pikir (mindset) kita, maksudnya adalah kita harus mengatur pola pikir kita terkait asumsi kita terhadap laporan, dan untuk “menangkal” asumsi bahwa laporan adalah sesuatu yang bikin ribet maka, perlu dipahami dulu apa sih fungsinya?

Fungsi laporan adalah: alat yang dipakai untuk monitoring kemajuan pekerjaan yang sedang dilakukan, kemudian laporan juga berfungsi sebagai bahan evaluasi terhadap pekerjaan yang telah atau sedang dilakukan, dari situ kita bisa memastikan bahwa pekerjaan kita tetep on track sama strategi dan target yang sudah ditetapkan, dengan kata lain kita tidak “kehilangan arah” gitu guys. Satu lagi fungsi dari laporan adalah sebagai indikator penting dalam mengontrol biaya yang ujungnya nanti akan lebih mudah dalam mengatur cash flow perusahaan, dan hal ini penting banget buat kelangsungan suatu bisnis di perusahaan.

Pada prinsipnya, laporan harus dibuat berdasarkan kejadian yang sebenernya, jadi data yang disajikan harus akurat dan valid. Sebenarnya untuk mempermudah dan mempercepat proses menyusun laporan, sekarang ini sudah tersedia banyak aplikasi laporan yang bisa kamu pakai, baik yang berbayar ataupun free, dan dalam teknis implementasi laporan juga bisa diterapkan dalam bentuk laporan harian (daily report), laporan mingguan (weekly report), laporan bulanan (monthly report), dan juga laporan tahunan (yearly report),

nah.. setelah mindset kita sudah bener, kita akan bahas poin berikutnya, kita tidak akan bahas tentang definisi dan bentuk dari daily report, weekly report, dll, apalagi bahas berapa harga aplikasi laporan guys, gak… kita gak mau bahas itu, tapi kali ini kita akan bahas bagaimana memastikan laporan yang nanti akan disajikan supaya mudah dibuat dan ramah dibaca, ada 6 poin yang harus diperhatikan yaitu:

Pertama, biasakan mencatat apa yang akan, sedang, atau sudah kita lakukan, ini penting supaya kamu lebih mudah dalam menentukan prioritas pekerjaan yang kamu lakukan, serta memastikan tidak ada yang tertinggal, kamu boleh bikin catatan manual dan checklist pekerjaan, kamu juga bisa terapkan aplikasi reminder di gadget kamu

Kedua, pastikan kamu mencantumkan hari dan tanggal, ini penting dan akan sangat berguna buat kamu terutama ketika kamu menyajikan laporan berdasarkan urutan waktu, dan ini akan sangat nge-bantu kamu banget kalau kamu diminta bikin laporan dadakan, tinggal kamu list berdasarkan urutan waktu dan kamu kompilasikan sesuai dengan yang dibutuhkan.

Ketiga, catat kegiatan yang dilakukan berdasarkan kategori, nah ini akan lebih mudah kalau kamu sudah menerapkan yang kita bahas di poin pertama, karena catatan kegiatan sudah ada dalam list yang sudah kita buat sebelumnya. Dalam poin ini kita bisa mengelompokkan berdasarkan jenis kategori aktivitas pekerjaan yang dilakukan, sebagai contoh dalam aktivitas Human Capital kita bisa mengelompokkan pekerjaan dengan kategori misalnya: Recruitment, Personnel Administration, Compensation & Benefit, Organization Development, Industrial Relation, dll, nah buat kamu yang mungkin bidang pekerjaannya melakukan aktivitas yang sama terus menerus dan berulang, kamu bisa kelompokkan berdasarkan kelompok waktu, misalnya: daily, weekly, monthly, yearly sehingga data bisa dikompilasikan berdasarkan format kategori laporan yang kita inginkan sewaktu-waktu.

Keempat, tuliskan hasil kegiatan dengan jelas, pada poin ini kamu harus catat hasil yang sudah kamu capai dengan sedetail mungkin, misalnya: Meeting dengan manager A dihadiri oleh seluruh tim membahas tentang poin 1, 2, 3, 4, dst. Hal ini penting karena ada kalanya kita harus memastikan pembagian kerja berdasarkan poin yang dibahas didalam meeting dan bisa jadi parameter kinerja kita tergambarkan melalui poin ini.

Kelima, adalah validasi, hal ini akan menjadi sangat penting dan mutlak ketika pekerjaan yang kita lakukan berhubungan dengan pengaturan hak dan kewajiban, wewenang atau otoritas, yang melekat pada suatu fungsi jabatan, misalnya: Recruitment Process tidak akan bisa dinyatakan selesai apabila belum menandatangani “perjanjian kerja” untuk confirm bergabung disuatu perusahaan serta ditandatangani oleh para pihak, baik pihak kandidat yang bersangkutan ataupun pimpinan perusahaan (perwakilan perusahaan yang ditunjuk)

Keenam, adalah konsisten, lakukanlah poin 1 – 5 secara konsisten, karena konsistensi berpengaruh atau berdampak pada keakuratan data yang akan kamu sajikan, bisa dibayangin kan kalau dilakukan belang blentong alias kadang dilakukan kadang tidak, nah kalau data kamu tidak akurat maka laporan yang sudah kamu buat tidak akan bisa dipakai itu artinya percuma semua jerih payah dan rutinitas yang sudah kamu lakukan

Jadi jelas ya guys, sebenernya bikin laporan tidaklah serumit yang dibayangkan, kamu bisa terapkan poin 1 sampai 6, karena walaupun kamu pakai aplikasi laporan sekalipun, pasti poin-poin diatas tadi termasuk unsur-unsur yang harus kamu lengkapi. Ok guys, tetap semangat terus, terus berkarya, terus berusaha menjadi lebih baik, ikuti terus kata hatimu
#KataHCkita